Conservazione sostitutiva: non è nulla di difficile!

Conservazione sostitutiva: non è nulla di difficile!

Sia che lavoriate nel settore privato, sia che siate dipendenti pubblici, con grandissima probabilità in questi anni avrete sentito parlare di un sistema per la gestione dei documenti che ha un nome apparentemente complesso e misterioso: “conservazione sostitutiva”. Se il nome è però difficile, per fortuna l’idea è molto più semplice: passare dai documenti cartacei che normalmente utilizziamo ogni giorno nel nostro lavoro a delle loro versioni digitali, sia per quei documenti che possiamo direttamente realizzare in tale formato, sia per quelli che ancora, per qualsiasi motivo, nascono ancora in forma cartacea. Obiettivo di tutto questo, evidentemente, quello di rendere la gestione documentale un servizio comodo, e non un inferno di lentezza, inefficienza, costi sommersi e spazio sprecato.

Infatti la carta che invade i nostri uffici quotidianamente – qualsiasi lavoro facciamo – porta con sé dei costi diretti e dei costi indiretti, anche solo per il fatto di utilizzarla. Al prezzo della carta in costante aumento e a quello dei toner e degli inchiostri, facili almeno da calcolare, si uniscono infatti gli sprechi legati al tempo necessario per recuperare dall’archivio il documento che cerchiamo; quelli di spazio, chiari se pensiamo agli scaffali, o addirittura alle stanze intere, che devono essere dedicate alla pura conservazione di carte vecchie di dieci anni; e a quelli legati all’inefficienza di dover stampare lo stesso documento tre volte se deve esser visto da tre persone, magari per poi gettarlo via a fine giornata.

Tutto questo può essere annullato con l’acquisto di pochi scanner e di un software costruito apposta per un utilizzo semplice e immediato. Digitalizzando i documenti, non avremo più sprechi di spazio, avremo un archivio informatico che possiamo consultare letteralmente in pochi secondi, e senza carta in ufficio faremo un favore sia alle nostre tasche che all’ambiente!

www.datasis.it dal 1990 sviluppo software per la conservazione sostitutiva dei documenti.

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